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E-Rechnungspflicht ab 1.1.2025 – Akuter Handlungsbedarf für alle Unternehmer

Mit Verkündung des Wachstumschancengesetzes am 27.3.2024 steht fest: Die deutsche E-Rechnungspflicht kommt, und zwar schon ab dem 1.1.2025. Die Gewährung langer Übergangsregelungen für die Rechnungsaussteller darf nicht über den erforderlichen Handlungsbedarf hinwegtäuschen, der schon bis zum Jahresende entsteht, weil Unternehmen bereits ab 2025 E-Eingangsrechnungen nach einem bestimmten Format akzeptieren müssen.

Was ändert sich ab dem 1.1.2025?

Bis Ende 2024 räumt das UStG der Papierrechnung noch den Vorrang ein. Die Verwendung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bedarf der Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1.1.2025 besteht für Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern eine Pflicht zur Übermittlung von E-Rechnungen. Konsequenterweise bedarf es in solchen Fällen nicht mehr der Zustimmung des Empfängers. Als E-Rechnung gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. 

Die Rechnung muss dem Format nach der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Möglich ist, dass sich der Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger auf ein anderes strukturiertes elektronisches Format einigen. Voraussetzung ist dabei aber, dass die notwendigen Informationen so extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Das Gesetz ist dadurch technologieoffen gefasst worden, sodass z.B. auch das EDI-Verfahren die Formatvorgabe mit bestimmten Adaptionen erfüllen kann. Rechnungen nach dem XStandard oder dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 sollen nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits der geforderten CEN-Norm entsprechen.

Hinweis: Eine PDF-Rechnung entspricht der zukünftig geforderten Formatvorgabe hingegen nicht. 

Die Pflicht zur Übermittlung einer E-Rechnung besteht nicht für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind. Zudem dürfen Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) sowie Fahrausweise (§ 34 UStDV) weiterhin als sog. sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in Papierform oder in einem anderen als dem zuvor beschriebenen elektronischen Format übermittelt wird. 

Hinweis: Die Übermittlung einer sonstigen elektronischen Rechnung bedarf weiterhin der Zustimmung des Empfängers. 

Übergangsregelungen  

Für Rechnungsaussteller gelten folgende Übergangsregelungen: 

  • Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen über in 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze wie bisher übermittelt werden, d.h. in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem elektronischen Format, das nicht dem neuen Format entspricht.
  • Bis Ende 2027 dürfen in 2027 ausgeführte Umsätze wie bisher übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers (gem. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) nicht mehr als 800.000 € betragen hat. 
  • Bis Ende 2027 dürfen in 2026 und 2027 ausgeführte Umsätze – mit Zustimmung des Empfängers – mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden.  

Handlungsbedarf in 2024 

Für Rechnungsempfänger gibt es keine Übergangsregelungen. Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsregeln daher nicht in Anspruch, muss der Leistungsempfänger mangels Zustimmungspflicht bereits ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in dem neuen Format empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.  

Empfehlung: Unternehmen sollten daher umgehend prüfen, ob sie auf den Empfang von E-Rechnungen nach dem neuen Format ausreichend technisch und organisatorisch vorbereitet sind. Erforderliche Anpassungen müssen bereits bis Ende 2024 durchgeführt werden. 

Ausblick: Umfassender digitaler Transformationsprozess 

Der Einführung der obligatorischen Verwendung von E-Rechnungen wird nach dem Willen der Bundesregierung zu einem späteren Zeitpunkt die Verpflichtung zur zeitnahen Meldung jeder einzelnen Transaktion an ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem folgen (E-Reporting). Ungeachtet dessen will die EU-Kommission im Rahmen des ViDA-Reformvorhabens (VAT in the Digital Age) die einheitliche Verwendung von E-Rechnungen und das E-Reporting auch EU-weit umsetzen. Es muss daher mit einer vollständigen Digitalisierung der Umsatzsteuer innerhalb der nächsten Jahre gerechnet werden. 

Unternehmer sind gut beraten, sich frühzeitig und ganzheitlich mit den daraus resultierenden Herausforderungen und Chancen zu befassen. Umfassenden technischen und organisatorischen Transformationserfordernissen stehen dabei ganz erhebliche Kostenersparnispotentiale aus einer möglichen elektronischen Vollautomatisierung der kreditorischen und debitorischen Abrechnungsprozesse gegenüber.

Empfehlung: Empfehlenswert ist, die erforderlichen Prozessanpassungen in Verbindung mit der Erstellung einer bereits seit 2015 erforderlichen Verfahrensdokumentation zu sehen. Dies kann doppelt hilfreich sein,

  • zum einen, um diejenigen Prozesse identifizieren zu können, die einer Anpassung bedürfen, und 
  • zum anderen dafür, die neuen Prozesse nicht nur effektiv und kosteneffizient zu gestalten, sondern zugleich im Einklang mit den GoBD.
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