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Dashboards als Cockpit für ein schnelleres Verständnis der Zusammenhänge im Unternehmen

Nicht nur die Corona-Krise, sondern auch die technischen Entwicklungen tragen dazu bei, dass Investoren, Banken und Gesellschafter bzw. Family Offices besser und schneller über die Lage eines Unternehmens informiert werden möchten. Während es bei Banken insoweit auf neue Kreditanträge ankommt, bieten sich bei Gesellschaftern und Investoren interaktive Grafiken als erheblich vereinfachte und übersichtliche Informationsbasis an. Was moderne Dashboards leisten können und wie der Einführungsprozess zu gestalten ist, wird nachfolgend erläutert.

Anwendung von Dashboards

Definition und Verbreitung von Dashboards

Als Dashboard bezeichnet man eine graphische Benutzeroberfläche zur Visualisierung von Daten. Das Wort Dashboard leitet sich aus dem englischen Wort für Armaturenbrett ab. An einem Armaturenbrett eines Kfz wird bekanntlich nicht nur die Geschwindigkeit, sondern es werden auch Warnhinweise aus dem Motorraum und Frühwarnindikatoren der Fahrerassistenzsysteme angezeigt. Die Anwendung solchermaßen leistungsfähiger Dashboards ist mittlerweile in vielen Unternehmen und Abteilungen Standard. Unterschiedliche Studien zeigen allerdings noch einen enormen Nachholbedarf bei Unternehmen bis 1.000 Mitarbeitern. 

Nutzen: Mehrwert realisieren

Der Mehrwert von Dashboards besteht darin, dass Zahlen in vielfältigster Weise visualisiert werden können. Über diese Visualisierungen erhalten die Berichtsempfänger einen völlig neuen Zugang zu Daten und deren Zusammenhängen. Ursachen und Wirkungen unterschiedlicher Kennzahlen und Entwicklungen werden so intuitiv begreif- und erlebbar. 

Neben den bekannten Visualisierungsmöglichkeiten wie Linien- und Balkendiagrammen gibt es insbesondere sog. Heatmaps oder Kartenausschnitte, auf denen Daten auf der Basis einer regionalen Verbreitung (z.B. von Kunden oder Produkten) angezeigt werden können.

Dabei können die Grafiken interaktiv gestaltet werden. Durch Klicks auf die Grafiken können Details gezogen werden; beispielsweise kann so durch einen Klick auf die Umsatzerlöse eine Verteilung der Warengruppen angezeigt werden. Mit weiteren Klicks erhält man Informationen über Margen und Kundengruppen.

Anwendungsvorteile

Die Anwendungsmöglichkeiten von Dashboards sind in den letzten Jahren stark gestiegen. Nachfolgend ein Überblick (vgl. dazu auch die Beispiel-Grafiken): 

  • Sämtliche Grafiken sind individualisierbar und auf Tablets bzw. Handys abrufbar;
  • die Datenanbindung an das ERP-System ist möglich;
  • Grafiken lassen sich interaktiv gestalten, Details sind durch einfaches Klicken erlebbar; 
  • durch die Einbindung von künstlicher Intelligenz lassen sich Algorithmen zur Prognose von Kennzahlen bezüglich Umsatz und Kosten einbauen;
  • über die Programmierung von Szenarien wird die Beantwortung von Fragenkomplexen ermöglicht, z.B.: Wie wird sich die Lage des Unternehmens in denn kommenden Monaten entwickeln, wenn die Kreditzinsen um x% und/oder die Einkaufspreise um y% steigen oder sich der Absatz um z% verschlechtert?

Projektablauf zur Einführung von Dashboards 

Abgrenzung der Projektziele

Zu Beginn des Projekts ist die Frage zu beantworten, in welchen Bereichen Dashboards eingesetzt werden sollen. Es ist zu empfehlen, mit einer Abteilung anzufangen, um so die Erfahrungen und den Nutzen schneller auf andere Abteilungen übertragen zu können. Für den Einsatz von Dashboards eignen sich folgende Abteilungen besonders: 

  • Finanz- und Rechnungswesen,
  • Controlling (Zentral- und Bereichscontrolling),
  • Logistik,
  • Personalabteilung,
  • Produktionssteuerung,
  • Vertrieb.

Neben der Auswahl des Einsatzbereichs kommt es vor allem auch auf den Informationsbedarf der Berichtsempfänger an. Dieser setzt regelmäßig auf dem bisherigen Reporting auf und bezieht folgende Daten ein: 

  • Historische Entwicklungen,
  • Kennzahlen,
  • Prognosen,
  • Messung und Vergleiche von Entwicklungen im Zeitablauf,
  • Vergleiche zwischen geographisch unterschiedlichen Entwicklungsverläufen,
  • Preisunterschiede.

Neben dem „Was“ ist vor allem auch die Frage des „Wie“ entscheidend. Und hier kommen Data-Science-Experten zum Einsatz. Eine Visualisierung sollte zwar optisch ansprechend sein, der eigentliche Nutzen ergibt sich jedoch erst dann, wenn die Grafik zur Aussage und zur Interpretation der Daten beiträgt. Ein Balkendiagramm mit Postleitzahlen zur Analyse der Kundenstruktur kann gut sein; besser wäre es jedoch, die Analyse mit einer Kartenansicht und der damit visuell dargestellten regionalen Verteilung der Kunden oder Lieferanten zu unterstützen. 

Konzeptphase

Nachdem das Ziel definiert wurde, ist zu klären, ob die erforderlichen Daten im ERP-System oder in Vorsystemen verfügbar sind und ob diese Systeme per Schnittstelle (API) erreichbar sind. Ebenso wichtig ist zu klären, wie oft auf den Bericht zurückgegriffen werden und wie aktuell der Bericht sein soll. Es gilt also zu unterscheiden, ob es ein Datenmodell sein soll, in dem möglichst auf der Basis tagesaktueller Werte visualisiert werden soll (bis hin zur „near real time“) oder ob wöchentliche oder monatliche Berichte ausreichend sind.

Umsetzung

Sobald die konkrete Aussagekraft für die Berichtsempfänger definiert wurde, sind das Datenmodell und dessen Granularität zu prüfen. Oft wird man feststellen, dass entweder noch viel mehr Details möglich wären oder neue Datenquellen erschlossen werden müssen. Allerdings ist in diesem Schritt Vorsicht geboten. Denn Dashboards sind keine Datenbanken: Je komplexer das Datenmodell und die Berechnungen, desto langsamer wird die Performance. Deshalb sollten größere Datenbestände direkt über eine Datenbankschnittstelle oder große Berechnungen über Software wie Python abgebildet werden. 

Fazit

Vorhandene Reports und Berichte in allen Abteilungen sind dafür prädestiniert, auf moderne Dashboards umgestellt zu werden. Mittels einer visualisierten und interaktiven Darstellung werden Adressaten deutlich besser erreicht und sie können Entscheidungen mit fokussiertem Blick ableiten. Durch eine gute Vorbereitung und Einführung in allen Abteilungen lassen sich Entscheidungen deutlich schneller und dennoch treffsicher fällen. Data Scientists können bei der Gestaltung der komplexen Anwendungen unterstützen. 

Hinweis: Weitere Infos: www.PowerBWA.de

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